Loffler ShorTel 560 User Manual

ShoreTel Quick Reference Guide

MESSAGE INDICATOR:

Located in the upper right 

corner of the telephone.  When you have a message in 

voicemail, this will be flashing red. 

SOFT KEYS:

 The soft keys are the buttons located at the 

bottom of the LCD display. 

When phone is idle: 

Pickup 

allows users to pick up another ringing 

extension 

Unpark 

retrieve a parked call 

Mode 

change your call handling mode 

AUDIO CONTROL KEYS:

Located to the left of your dial pad, the audio control keys 

allow you to do the following:       

Control volume by pressing up or down on the scroll 

button 

Use headset by pressing headset button 

Mute callers by pressing the mic button on or off 

Utilize the speaker by pressing speaker button 

TO PLACE AN INTERNAL TELEPHONE CALL:

Lift handset. 

Dial extension number or press Speed dial button 

TO PLACE AN EXTERNAL TELEPHONE CALL: 

Lift handset 

Dial your trunk access code 8 or 9 and the 

   telephone number 

TO ANSWER AN OUTSIDE CALL: 

Lift handset and press Line key if necessary OR 

Press headset or speaker button 

TO PLACE A CALL ON HOLD: 

While on a call, press the 

Hold 

button 

Line key will flash 

Note:  A held call will ring back after 2 minutes

To Retrieve Held Call:

Press the Flashing Line Key,  

Unhold 

soft key OR 

Hold 

button again

REDIAL  

Press the 

Redial

 button twice to dial the last 

number called OR

Press 

Redial

 and use the scroll button to select the 

number you want to call, then press the 

Dial

 soft 

key or lift the handset to place the call.

Telephone Features Continued 

CALL TRANSFER:

While on a call, press 

TRANSFER 

Dial the extension or press the speed dial button 

Press the 

Transf 

soft key or Hang Up to complete the         

transfer 

To announce the call before transferring: 

While on a call, press 

TRANSFER 

Dial the extension or outside line 

Press the 

Conslt 

soft key 

Wait for an answer then announce the call. After 

consultation, press the 

Yes 

soft key to complete the 

transfer or Hang Up to complete the transfer OR 

Press the 

Cancel 

soft key to abandon the transfer and 

return to the original call 

To transfer a call directly to voice mail: 

While on a call, press 

TRANSFER 

Dial the extension or press the speed dial button 

QUICKLY  press the 

More 

soft key then press the     

To MB

 soft key 

CONFERENCE CALL:  

While on a call, press 

CONFERENCE

, original caller 

is put on hold and you are given dial tone 

Dial the extension of the party you would like to 

conference 

Press the 

Confrn 

soft key to ring the party directly OR 

Dial the number and press the 

Conslt

 soft key to 

speak with the recipient before ringing him or her into 

the conference call.  

After consultation , press the 

Yes

 soft key to join the 

calls  OR 

Press the 

Cancel

soft key to abandon the conference 

and return to the original two-party call. 

Repeat to add additional parties 

PARK: 

While on a call, press the 

Park

soft key 

Dial the extension you wish to park the call on 

Press the 

Park

soft key again 

Note:  A parked call will return if it is unanswered 

after 2 minutes

UNPARK: 

To retrieve a call parked on your phone: 

Press the flashing line key 

To retrieve a call parked on another phone

Press the 

Unpark

 soft key  

Dial the extension the call is parked on 

Press the 

Unpark

 soft key  

PAGE: 

Lift handset

Dial paging code ____ (check with system 

administrator) or press speed dial button

Speak then press the

 Hang Up

 soft key 

Replace handset

CHANGE RING TONE:

Press 

OPTIONS

Enter your password  

Press the 

OK

soft key 

Scroll to the 

Change Ring

option. 

Press the 

Edit 

soft key. 

Scroll through the available ring tones, press the 

Ring 

soft key to hear the selected ring tone 

Press the 

OK

soft key to save a ring tone 

DIRECTORY: 

You can use the Company Directory to find phone 

numbers on your network by pressing 

DIRECTORY 

then 

• 

Enter the first few letters of someone’s first or 

last name 

• 

Press the up and down arrows on the Scroll 

button next to the display to select the desired 

name. Press the 

Dial

soft key to dial the number 

CALL HANDLING MODES: 

Use the ShoreTel Personal Communicator to configure the 

modes with different call forwarding destinations and 

personal greetings. You can set one of five distinct call 

handling modes for your extension, including four “Do Not 

Disturb” options to forward incoming calls or send them to 

voice mail.  You can record personal greetings, which are 

linked to the active call handling mode. 

By default, your phone is set to Standard mode, which 

allows you to answer all incoming calls. Other mode 

options include In a Meeting, Out of Office, Extended 

Absence, and Custom. 

• 

Press the 

Mode

 soft key 

• 

Scroll to the desired setting call handling mode  

• 

Press the 

OK

soft key 

You can also change the call forward destination 

for each call handling mode: 

• 

Press 

OPTIONS

• 

Enter your password  

• 

1. Call Handling should be selected  

• 

Press the 

Edit 

soft key. 

• 

Select the desired call handling mode and press 

the 

Edit

soft key. 

• 

Enter the desired number and press the 

OK

soft 

key.