TANDBERG Compliance Appliance Deployment Manual - page 15

4 Storage 

11

TCA does not delete incomplete transcodes or any other files from storage; this is the 

responsibility of the storage administrator. 

4.3.5 If external storage is unavailable 

If the TCA is unable to transcode for any reason (e.g. storage becomes full, link to the storage becomes 

unavailable) the TCA will keep recording until its internal storage is full. When its internal storage is 

full it will not record any more calls. Once the link is re-established it will start transcoding the 

recordings. When there is space on its internal storage again it will start recording new calls. 

4.3.6 Separating audio and video 

A video recording includes an audio component, but some countries allow organizations to store video 

and audio separately for different lengths of time. For example, if an organization is required by law to 

keep audio files for seven years, but video for only six months it can set its storage rules to delete the 

video six months after it was transcoded to external storage. This can significantly reduce long-term 

storage needs.  

To cater to this, TCA can make a separate copy of just the audio component (in .m4a format) and store 

it separately. Ask the Compliance & Risk team if any regulations like this apply to their operations. 

4.3.7 Example: General Mortgage Bank 

GMB generates on average about one gigabyte per day of video data and is required by law to store 

these video files for seven years. This represents a significant expense, so it’s in the bank’s interests to 

reduce the storage volume required as far as possible.  

After discussing it with the regulators, their Compliance & Risk team concludes that storing the video of 

the dealers in CIF resolution is adequate for disclosure purposes, but that the boardroom conferences 

need to be in VGA or better. They install two TCAs, one for the boardrooms that transcodes to VGA, 

and one for the dealer groups, which transcodes to CIF at 192 kb/s, reducing the overall daily 

transcoding volume significantly. 

4.4  Recording indicators: when to play them 

In some countries the law requires that organizations tell people that a call is being recorded. In the 

USA for example, this rule varies from state to state, but generally takes one of three forms: 

‘no party’ – no requirement to inform either caller that they are being recorded 

‘one party’ – an organization must tell its employees that they may be recorded (though this can be 

done through their employment contract rather than on an 

ad hoc

 basis) 

‘two party’ – organizations must tell both parties in the call that they are being recorded. 

TCA comes with a standard audio announcement and image that you can configure to play and display 

at the start of a call. How and when an organisation chooses to do this depends on the local rules and the 

type of call. Ina  future release organizations can also choose to replace the standard image and sound 

file with its own versions.