TANDBERG 3000 MXP Profile User Manual - 6.4 Appendix 4

TANDBERG 3000 MXP Profile 

246 

6.4 Appendix 4 

Guidelines for setting up videoconferencing rooms  

The following are a set of guidelines to consider when either building a videoconferencing room, 

or using an existing room for videoconferencing. 

Lighting: 

Low Contrast desired for light 

intensity. No dark spots. 

Intensity @ table 800 - 1400 Lux as 

measured with an Incident light 

meter. 

Block sunlight from entering room.  

Seating Area (Table): 

Should allow all participants to see 

Monitors.              

Should allow camera to 

“

see

”

 all 

participants.             

Non-shiny non-patterned preferably 

light grey surface (if table used). 

Walls: 

Color: Generally high contrast color 

desired. Light blue is commonly 

used. 

Acoustically reflective surfaces (such 

as glass or concrete) should be 

covered with curtains or sound 

treatment. 

Audio: 

Noise Floor preferred less than 

44dBC. 

Reverb Time  0,3 to 0,5 sec. 

Ventilation: 

Keep in mind Noise Floor. 

Velocity = Noise. Therefore keep 

velocity of air low. 

Room: 

Should be located away from noise. 

Should not have windows. 

Doors should be located off camera.  

How to prepare a typical room for videoconferencing: 

The illustration below shows the principles of a typical room designed to obtain the best results 

when using a videoconference system.